[GUIA] Como organizar un evento en VTubeando.net

v_risalab

Ya llevamos 2 meses gestionando eventos de forma activa en el foro, y me gustaría mantener nuestros aprendizajes guardados en este tema, ademas de que sirva como guía para todos los que quieran organizar algún evento en el futuro

¿Quien puede organizar eventos? ¿Que eventos están permitidos?

En esta comunidad, la voz de todos debe ser valorada por igual, lo que significa que todos tenemos el derecho de organizar eventos.

Dicho esto, el staff debe aprobar un evento antes de que sea un uno oficial de la comunidad. Las condiciones que debe cumplir un evento son:

Se debe tener un compromiso con asegurarse de que las reglas y valores del foro se cumplan durante el evento
El evento en sí también debe cumplir las reglas. Es claro que si tiene connotaciones discriminatorias u ofensivas no será aprobado
Debe ser factible: Un torneo con premios monetarios, un formato de evento que requiera un número alto de staff que no se ha reunido aún, o eventos con poca certeza en general de como será el manejo, incluso después de hablarlo con el staff y tratar de aclarar las cosas en conjunto, tienen poca probabilidad de ser aprobados
Nota especial sobre series y servidores abiertos 24/7 (Tipo minecraft, cobblemon, etc.): Nos falta gente en el staff con experiencia en estos temas. Si tienes tiempo y te interesa ayudar, mandame un DM! Por mientras, sin conocimiento sobre eso, no podemos aprobar eventos de ese tipo.

Los eventos pueden ser de cualquier tipo. Dibujo, juegos, talk shows, lo que sea que se propongan!

Organizar un evento: Los detalles y pasos a seguir

Propuesta

El primer paso es proponer el evento en el canal de Organización de eventos en el Discord/Matrix, puede ser una idea tan vaga como "Quiero que juguemos R.E.P.O.". La idea es que en ese chat se refine la idea junto con el resto de la comunidad y el staff (Se aprecia el input de todos, incluso pueden ofrecerse para ayudar en el evento)

Una vez se tenga una idea clara de como será el evento, y quién será el responsable de qué, el evento será aprobado, y pasamos a las siguientes fases!

Formularios, formularios

Para tener una idea clara de quienes participaran, se recomienda fuertemente un formulario (De google está bien). Los siguientes campos del formulario son MUY recomendados, para un buen manejo del evento

Una llamada a unirse al servidor de Discord como requerimiento para participar (Junto con el link de invitación al discord: https://u.vtubeando.net/discord). Si se puede hacer al principio, y con letras grandes, mejor. Es porque usamos el Discord para pedir confirmación de participación, y para los voice chat si es necesario.
Nombre
Contacto

Otras preguntas útiles son cosas como el nivel de experiencia en el juego, donde se enteró del evento, y si planean transmitir el evento.

Depende de cada evento si llenar el formulario es un requisito para participar (Puede que incluso permites que llegue gente durante el evento, como en los eventos de PEAK)

Posts y anuncios

Una vez tengas listo el formulario, es hora de anunciar el evento. Se creará también un canal de Discord para tu evento, y si planeas hacer una transmisión oficial, asegurate de incluir esa información tanto en la imagen promocional como en los anuncios. Puedes usar tus redes personales para hacer dicha transmisión.

Imagen promocional

Es bueno que hagas una imagen promocional que podamos usar en el tema, la pagina del evento y en los anuncios de redes

Tema oficial

Crea un tema en la sección de eventos, donde el titulo siga el formato "VTubeando Juega X", y en el OP tengas la siguiente información:

En que consiste el evento
Fecha y hora exactos. Usa dateful para generar un link en el que la gente pueda convertir facilmente los horarios
Requerimientos para participar
Indicar el uso del ht #vtubeandojuega en las transmisiones, clips, videos, etc. del evento.
El link al formulario

Página del evento

Para que aparezca en el calendario y sea anunciado en el Discord, tienes que crear una entrada en la página de eventos de vtubeando.net. Las instrucciones de uso están en la sección "Eventos VTubeando" de la guía. Básicamente:

Haz login con tu VTID
Crea un evento con la fecha y hora
Pon tu imagen promocional
Marcalo como un evento online
Puedes poner una descripción corta, que aparecerá en el Discord
En la inscripción, marca que es con un link, y pega el link al tema del evento

Si tu evento no aparece en el calendario después de crearlo, editalo minimamente hasta que aparezca, aparentemente es un bug común. Si aparece en el calendario, y no en el discord, escríbeme para arreglarlo!

Iteraciones del mismo evento

Se recomienda que uses el mismo tema para las iteraciones del mismo evento. Puedes seguir el mismo formato de linkear a la iteración actual en el OP que en el tema de PEAK

Anuncios en redes

Usando tu imagen promocional, programaré posts en redes de tu evento para promocionarlo ahí también. Tu también puedes promocionar tu evento por los medios que quieras.

Antes del evento

Un punto importante es que el el post del foro es la "fuente única de verdad": Ahí debe estar la información más actualizada y mas correcta respecto al evento.
Sucederá mucho que se harán preguntas repetitivas (A que hora es, donde es, si se puede participar). Hay que contestar con paciencia y asegurarse de que toda esa información esté claramente dicha en el post del foro. Lo ideal es que esas preguntas las hagan en el foro, pero lo más probable es que las hagan en el Discord.
Con tu formulario, tendrás una buena idea de cuanta gente participará (Usualmente, 1/3 de la gente que se inscribe no aparecerá en la fecha del evento, así que organizate con eso en mente). El día antes del evento, sería bueno pedir confirmación en el canal asignado para poder tener una mejor idea de donde van las cosas.

Durante el evento

Esta es la estructura que mejor ha funcionado respecto a los eventos:

En la hora del evento: Una sala de espera de ~15 minutos, donde se espera que lleguen los participantes y se contesten dudas
Al final de la sala de espera: Decir todo lo que se quiera decir respecto al evento, cosas como:
- Recordarles que deben seguir las reglas de la comunidad
- Dar indicaciones sobre el evento y los tiempos
- Recordarles usar el hashtag #vtubeandojuega en sus transmisiones (Aunque no es obligatorio)
- Mencionar que pueden postear sus clips en el foro
Inicia el evento

Si el evento tiene una transmisión oficial, aquí hay unos tips

Hacer una prueba de audio. No hay nada más importante en un stream que el audio, asegurate de que todos los niveles estén en rangos adecuados, todas las voces se escuchan con el mismo volumen, y las alertas no están demasiado fuertes (o mejor, desactivar las alertas)

Desactiva los redeems que interrumpen el flujo del stream
El stream también debe seguir las reglas de la comunidad. No importa si usualmente la vibra de su stream es edgy u ofensiva, pero durante el evento hay que mantener eso a un nivel mínimo o en cero. Son temporalmente la cara del foro, después de todo

Después del evento

Felicitaciones! Lograste organizar un evento. Puede que todo haya salido bien, o no del todo bien, pero habrás aprendido muchas lecciones útiles.

Cosas que hacer después de un evento:

Postear los clips que tengas en el tema del evento para que quede archivado en el mismo foro
Animar a los participantes a postear como la pasaron en el mismo tema y postear sus clips
- Estos dos puntos son para que la gente vea lo que se hace y se anime a participar en el futuro, además de dejar guardado en alguna parte alguna memoria del evento
Mencionar los aprendizajes en el canal de organización de eventos, o en este mismo tema. Así podemos ir actualizando esta guía en conjunto. Con el tiempo podremos hacer eventos cada más complejos y mejor organizados
Considerar hacer más iteraciones del evento! O delegarlo al staff/algún otro miembro de la comunidad si no puedes

FAQ

Solo quiero jugar una cosa sin tanta organización

Puedes hacerlo! Basta con mandar un mensaje en General tipo "hoy a las 8 estaré jugando X, quien se une?", o crear un tema preguntando si pueden jugar x dia a x hora. Así podrás ver el interés que hay

¿Como hago x cosa en el foro?

La mayoría de la información está en la guía. Si lo que buscas no está ahí, puedes preguntarlo en el canal de Dudas, o crear un tema en la sección de feedback y preguntas.

¿Porqué tanto énfasis en las reglas?

En la comunidad hay de todo tipo de personas. Personas negras, trans, mujeres, y de todo tipo de nacionalidades y minorías, y todas son bienvenidas aquí. Toparse con un chiste ofensivo respecto a ti de alguien que no conoces apenas entras a una comunidad nueva no te hace sentir muy bienvenido, no?

¿Puedo responder a este tema?

Si! Puedes ofrecer tips, correcciones, hacer preguntas, aportar con tu experiencia, todo es bienvenido!

¿Porqué tanto foco en Discord, si esto es un foro?

Discord tiene dos cosas que no tenemos aquí:

Canales de chat bien organizados
Chats de voz

Por lo tanto es un requerimiento de usarlo en todos los eventos. Tenemos una instancia de Matrix donde el servidor de VTubeando está conectado al de Discord, pero por el tema de los chats de voz debes estar en Discord.
Lo ideal sería que todos usemos matrix, pero es mejor no tener la barrera de entrada a la comunidad tan alta

Eso sí, el foro siempre será el lugar principal. Lo ideal es que si una conversación o pregunta puede ser en el foro, es mejor que sea en el foro, pero no siempre es posible.